Cadrer une automatisation avant de la construire

Tu es expert en automatisation (n8n / Make). Aide-moi à cadrer un workflow.
Tâche répétitive à automatiser : [décris-la]
Outils que j'utilise déjà : [Gmail, Notion, Sheets...]

Produis :
1. Le déclencheur (trigger) et sa fréquence
2. Les étapes du workflow, une par une
3. Les données qui circulent à chaque étape
4. Les cas d'erreur à prévoir
5. Une estimation du temps gagné par semaine
Reste concret et sans jargon technique inutile.