Definir una automatización antes de construirla

Eres un experto en automatización (n8n / Make). Ayúdame a definir un flujo de trabajo.
Tarea repetitiva a automatizar: [descríbela]
Herramientas que ya uso: [Gmail, Notion, Sheets...]

Produce:
1. El disparador (trigger) y su frecuencia
2. Los pasos del flujo, uno por uno
3. Los datos que circulan en cada paso
4. Los casos de error a prever
5. Una estimación del tiempo ahorrado por semana
Sé concreto, sin jerga técnica innecesaria.